T.C ESENLER BELEDİYE BAŞKANLIĞI BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI YÖNETMELİĞİ

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler

Amaç ve Kapsam

MADDE 1- (1) Bu yönetmeliğin amacı Esenler Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün kurulması, faaliyet alanları, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirlemektir.

Hukuki Dayanak

MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, 03.07.2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanunu, 10.07.2004 tarihli 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanununu ve diğer mer’i mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 3- (1) Bu yönetmelikte geçen:

a) Belediye            : Esenler Belediyesi’ni,

b) Başkanlık          : Esenler Belediye Başkanlığı’nı,

1. Müdür              : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünü, 
2. Müdürlük         : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü,
3. Personel           : Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü ifade eder.

Temel İlkeler

MADDE 4– (1) Esenler Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

1. Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,
2. Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
3. Hesap verebilirlik,
4. Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,
5. Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,
6. Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,
7. Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik temel ilkelerini esas alır.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Teşkilat Yapısı ve Bağlılık

Kuruluş

MADDE 5- (1) Müdürlük, 22/02/2007 tarihli 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Bakanlar Kurulunun ‘Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar hakkında 2006/9809 sayılı kararı gereğince, Esenler Belediye Meclisinin 05.03.2026 tarih ve 2026/34 sayılı kararıyla kurulmuştur.

Teşkilat

MADDE 6-

(1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü mer’i norm kadro mevzuatına uygun nitelik ve sayıda olmak üzere Müdür, Şef, Koordinatör, Memur, İşçi ve Diğer Personellerden oluşur. Müdürlüğe aşağıda belirtilen şeflikler bağlıdır:

1. Görsel İletişim Şefliği
2. Medya İletişim Şefliği

(2) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu Şefler dâhil olmak üzere Yönetici Yardımcısı ve Merkez Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları, ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır. 

Bağlılık

MADDE 7- (1) Müdürlük, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluk

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 8- (1) Müdürlüğün görevleri aşağıda sıralandığı gibidir.

1. Belediyenin Basın ve Yayın faaliyetlerini tüm boyutlarıyla ele alarak genel amaç ve politikalarına uygun nitelikte bir tanıtım stratejisinin belirlenmesinde amiriyle birlikte hareket eder.
2. Belediyenin hizmetlerinin, altyapısının, birimlerin etkinliklerinin ve organizasyonların vatandaşlar tarafından bilinmesi için çeşitli tanıtım çalışmalarını yürütür.
3. Belediye yönetiminin izlemekle yükümlü olduğu politikanın halka benimsetilmesi, yapılan çalışmaların halka duyurulması, halkın Belediye yönetimine karşı olumlu hisler beslemesinin sağlanması, halkın da yönetim hakkındaki düşüncelerinin yönetimden beklentilerinin alınması amaçlı çalışmaları yürütür.
4. Tanıtım faaliyetlerinde kullanılan her türlü basılı materyalin kurumsal kimlik kılavuzuna uygun tasarımının yapılmasını ve basılmasını sağlar, çalışmaları kontrol eder.
5. Kurumun yürüttüğü faaliyetlerin kültür ve sanat etkinliklerinin sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler ile tanıtım ve duyuru materyallerin basım, yayım, tanıtım ve iletişim çalışmalarını yürütür. Etkin bir biçimde yapılması için gerekli organizasyonu ve etkinliklerin verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlar.
6. Kurumun tanıtım ve iletişim bağlamında sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler organize etmesine yönelik öneriler ve projeler geliştirir.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 9- (1) Müdür, belediye başkanının ve/veya yetki verdiği Belediye Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında, belediyenin amaçlarını ve genel politikalarını kendi uğraş alanlarını ilgilendirdiği tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları riayet sağlar, Belediyenin amaçlarını ve politikalarını, yönettiği ve işbirliği yaptığı personele Başkanlık emirlerine uygun ve onaylanan bütçenin en ekonomik şekilde kullanarak gecikmeksizin yapılmasını sağlar.

Görsel İletişim Şefliği görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 10-

1. Müdürlük tarafından kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar ve personelleri vasıtasıyla yaptırır.
2. Müdürlüğün işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik olarak istenen şekilde sonuçlandırmak üzere planlar. Gelecekte doğacak ihtiyaçlara cevap verebilecek şekilde elindeki kadro, makine, işyeri ve teçhizatın planlamasını yapar.
3. Tanıtım ve Duyuru mecralarının uygulanmasında koordinasyon sağlar, mecraların güncel içerikler ile yayında kalması için planlama yapar.

Medya İletişim Şefliği görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 11-

1. Müdürlük tarafından kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar ve memurları vasıtasıyla yaptırır.
2. Medya İletişim Şefi, işlerini plan ve programa bağlayarak bunların iyi bir şekilde yapılmasını ve zamanında bitirilmesini sağlar.
3. Medya İletişim Şefi, personele iş dağıtımı yaparak sonuçlarını izler. Kontrol eder ve personelini denetler.
4. Medya İletişim Şefi, basınla ilişkiler, web sitesinin düzenlenmesine yardımcı olmak, tanıtım malzemelerinin yayımı, kültürel etkinlik vb. eserlerin yayımı ve bunların arşivlenmesinden sorumludur.
5. Medya İletişim Şefi, medyada belediye ile ilgili çıkan her türlü haber, yayını bilgiyi günlük olarak takip eder.
6. Medya İletişim Şefi, sosyal medya hesaplarının aktif tutulmasını yasalar ve yönetmelik esaslarına göre sağlar ve personeli vasıtasıyla yapar.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

Gelen Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlem

MADDE 12-

(a) Müdürlüğe gelen ve giden evrakların işlemleri Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile yapılır. Gelen evraklar Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakları gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

(b) Evraklar niteliklerine göre ilgili personele zimmetle dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

Arşivleme ve Dosyalama

MADDE 13-

(1) Müdürlüklerle yapılan tüm yazışmalar Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile Standart Dosya Planına göre elektronik ortamda klasörlerde saklanır.

(2) Zorunlu hallerde el yazısı ile yapılan yazışma ve işlemler fiziksel ortam şartlarında Standart Dosya Planına göre arşivlenir.

(3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlileri ve ilgili amiri sorumludur.

(4) Dosyalama işlemi aşağıdaki gibi konularına göre ayrı ayrı yapılır.

a)    Gelen evrak

b)    Giden evrak

c)    Yazışma dosyası

d)    Tahakkuk ödeme dosyası

e)    Avans dosyası

f)    Ayniyat demirbaş dosyası

g)    Genelge ve bildiriler dosyası

h)    Resmi kurumlarla ilgili dosyalar

ı)    Esenler Toplumsal İletişim Merkezi (ESTİM) müdürlükler bazında talep, istek ve öneri dosyası

BEŞİNCİ BÖLÜM

Denetim ve Disiplin Hükümleri

Denetim ve Disiplin Hükümleri

MADDE 14-

1. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü, tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
2. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü, 1.Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
3. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya tutulur.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli Hükümler

MADDE 15 – (1) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, daha önce yürürlükte olan Halkla İlişkiler Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

MADDE 16 – (1) İş bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük

MADDE 17 – (1) Bu Yönetmelik hükümleri; Esenler Belediye Meclisi’nin kabulü ile Esenler Belediyesi’nin internet sitesinde yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 18 –  (1) Bu Yönetmelik hükümleri Esenler Belediye Başkanı tarafından yürütülür.